Nieuwe indeling en beperkingen
De NACE-codes, die economische activiteiten van ondernemingen classificeren, zijn geactualiseerd van de versie 2008 (zevencijferig) naar de versie 2025 (vijfcijferig). Hierbij werd ook het aantal toegelaten hoofdactiviteiten beperkt tot maximaal vijf per vestigingseenheid. Enkel activiteiten die effectief worden uitgeoefend mogen nog geregistreerd worden. Deze hervorming beoogt een grotere nauwkeurigheid en actualiteit van de bedrijfsgegevens in de KBO.
Drie soorten activiteiten
Er zijn voortaan drie duidelijk gedefinieerde soorten activiteiten:
- Hoofdactiviteiten: dit zijn de kernactiviteiten die omzet genereren of waarvoor het grootste aantal medewerkers ingezet wordt. Elke onderneming moet minstens één en mag maximaal vijf hoofdactiviteiten per vestigingseenheid registreren.
- Nevenactiviteiten: activiteiten die ook economische waarde hebben, maar niet de kern vormen. Er geldt geen maximum, op voorwaarde dat het om werkelijk uitgeoefende activiteiten gaat.
- Hulpactiviteiten: activiteiten zonder directe economische output, zoals interne logistiek of inkoop. Deze hoeven niet langer in de KBO geregistreerd te worden en verdwijnen automatisch vanaf 8 mei 2025, tenzij ze worden omgezet naar hoofd- of nevenactiviteiten.
Actie vereist bij bestaande hulpactiviteiten
Ondernemingen met geregistreerde hulpactiviteiten ontvangen hierover een brief van de FOD Economie. Als blijkt dat een zogenaamde hulpactiviteit in feite een economische activiteit is, moet deze worden heringedeeld als hoofd- of nevenactiviteit. Als het wel degelijk een interne ondersteuning betreft, moet ten minste één economische activiteit worden geregistreerd op die vestiging.
Aanpassingen kunnen gratis via My Enterprise of via een ondernemingsloket worden doorgevoerd. Bij gelijktijdige aanpassingen (zoals een adreswijziging) worden geen extra kosten aangerekend voor de update van NACE-codes.
Mogelijke gevolgen van een foutieve registratie
Een onvolledige of foutieve KBO-inschrijving kan verstrekkende gevolgen hebben:
- Fiscale risico’s: bepaalde heffingen (zoals FAVV of SABAM) en de aftrekbaarheid van kosten hangen af van de KBO-gegevens.
- Juridische gevolgen: vroeger leidde een ongeldige inschrijving automatisch tot onontvankelijkheid van rechtsvorderingen. Nu is regularisatie mogelijk, maar de basisregel blijft gelden.
- Administratieve boetes: deze kunnen oplopen tot 10.000 euro, al gaat hier meestal een aanmaning aan vooraf.
- Impact op RSZ-kortingen: doelgroepverminderingen kunnen vervallen als werknemers gelinkt zijn aan foutief geregistreerde vestigingen.
- Subsidievoorwaarden: premies zoals de kmo-portefeuille vereisen een correcte vermelding van de hoofdactiviteit.
- Verzekeringsdekking: een beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan onvolledig blijken bij schade als de activiteit niet correct in de KBO vermeld staat.
